Como criar uma régua de cobrança efetiva?

Atualizado: 24 de Mai de 2019



Quer driblar a inadimplência? Veja como implantar programas sistemáticos de cobrança e reverter esse cenário.

Já é de consenso de todos que o atual cenário econômico do país exige cada vez mais que as instituições escolares adotem estratégias de redução da inadimplência e do estoque da dívida. Temos sugerido algumas ações para evitar a inadimplência; no entanto, quando ela já está instalada com indicadores preocupantes, a ordem é enfrentar até reduzir para índices aceitáveis.

Um grande desafio para as escolas de educação básica que trabalham com pagamentos recorrentes é notificar adequadamente os responsáveis a respeito das cobranças e ter uma régua de cobrança eficaz no combate à inadimplência. A primeira etapa é desenvolver um manual contendo orientações claras de cobrança com políticas e ações efetivas. A régua serve para padronizar o seu processo de recuperação de dívidas, definindo quais ações e medidas deverão ser tomadas em várias etapas e fases da cobrança de devedores.

Na pesquisa realizada com uma amostra de 102 escolas de Educação Básica realizada no período de 4 de novembro a 9 de dezembro de 2016, foram levantados os principais fatores que permeiam o processo de gestão da inadimplência das escolas e buscamos identificar boas práticas que tragam resultados efetivos dentro da limitação em que dá o processo de cobrança no segmento educacional como determina o artigo 6º da Lei Federal n. 9.870/99, além do Código de Defesa do Consumidor nos artigos 42 e 71.


Perguntamos se a instituição de ensino possui uma régua de cobrança. A pesquisa mostra que 52% das escolas não mantêm um programa sistemático de cobrança e registros.

Basicamente, a Régua de cobrança determina uma data para as ações como mostra o exemplo.

A escola deverá determinar o processo de cobrança padrão e alinhar juntamente com os responsáveis pelo pagamento no ato da matrícula para deixar claro que a escola leva á sério o recebimento.


É fundamental que a instituição de ensino tenha ao seu alcance um arsenal de ações para evitar a inadimplência, como email, SMS, área do cliente e meio de pagamento de contingência.

O primeiro recurso a ser usado é o email. Sugerimos enviar mensagens automáticas ao seu cliente, formatando algumas variáveis como:

  • 5 dias antes do vencimento;

  • No dia do vencimento;

  • 6 dias depois do vencimento;

  • 10 a 12 dias depois de vencido.

A escola poderá configurar o email para trazer na mensagem nome, dia de vencimento, valor original da cobrança e link para um novo boleto atualizado. Utilize títulos chamativos como LEMBRETE: o boleto da escola vence em 5 dias; NÃO ESQUEÇA: o boleto da escola vence hoje; ATRASOU. O boleto da escola está atrasado, pague agora e garanta as vantagens. Já o SMS, orientamos usar apenas para avisar que os responsáveis receberam um novo email da escola.

Outro problema que encontramos é que 60% das instituições de ensino não disponibilizam acesso aos boletos no site da escola, como mostra a pesquisa. Além disso, 36% não têm sistema de gestão integrado com matrícula e cobrança, dificultando todo o processo sistemático.

Por fim, para a régua de cobrança funcionar com eficiência, é necessário que o contrato de prestação de serviço seja abrangente e transparente, deixando clara a cobrança de juros e de multa, atualização monetária, possibilidade de inclusão no SPC, Serasa, Cineb. Além disso, deve constar que a escola poderá utilizar de empresas de cobrança, meios de comunicação e todos os encargos relativos, bem como honorários advocatícios.



João Maurício é Consultor em Gestão Escolar, formado em Administração de empresas com MBA em Marketing. Atua na implantação de certificação da qualidade e em pesquisa de mercado com desenvolvimento de estratégias competitivas. Desenvolve estudos sobre Competitividade, Qualidade, Crédito e Cobrança para Instituições de Ensino Básico.

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